Valable à partir du 1er septembre 2023 (jusqu'à révocation)

 

1. Général

La déclaration de confidentialité vous informe sur la manière dont l'association d'utilité publique AsyLex ("nous") collecte et traite vos données personnelles ("vos données"), ainsi que sur les mesures de précaution que nous prenons afin de garantir la confidentialité et la sécurité de vos données. Il ne s'agit pas d'une description exhaustive ; le cas échéant, d'autres déclarations de protection des données ou conditions générales de vente, conditions de participation et documents similaires règlent des faits spécifiques. Par données personnelles, on entend toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable. En font partie les données de contact telles que le nom, le numéro de téléphone, l'adresse postale ou l'adresse électronique ainsi que d'autres informations que vous nous communiquez par exemple lors de la prise de contact ou de la transmission de vos documents pour le traitement du cas ou le mandat ou l'utilisation d'autres services d'AsyLex.

Si vous mettez à notre disposition des données personnelles d'autres personnes (p. ex. données de membres de la famille, d'amis, de collègues de travail, etc., veuillez vous assurer que ces personnes connaissent la présente déclaration de confidentialité et ne nous communiquez leurs données personnelles que si vous y êtes autorisé et si ces données personnelles sont exactes.

La présente déclaration de confidentialité est conçue pour répondre aux exigences de la loi suisse sur la protection des données ("LPD") et de la loi suisse révisée sur la protection des données ("LPD révisée"). Toutefois, l'applicabilité de ces lois et la mesure dans laquelle elles s'appliquent dépendent du cas d'espèce.

 

2. Responsable du traitement des données

Le responsable des traitements de données que nous effectuons ici est :

• Adresse : AsyLex, Gotthardstrasse 52, 8002 Zurich.

• E-mail : info@asylex.ch

 

Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez nous contacter à l'adresse postale susmentionnée, en ajoutant la mention "Protection des données" ou à l'adresse électronique mentionnée, en indiquant comme objet "Protection des données".

 

3. Collecte et traitement des données personnelles de nos clients en particulier

Nous traitons les données relatives au traitement des cas et des mandats de nos clients à l'aide de systèmes de traitement spécifiques, en particulier Eqipe et Zenobis, dans le sens d'un traitement efficace des cas et d'une vue d'ensemble. AsyLex veille à la confidentialité et à la sécurité appropriées selon l'état de la technique lors de la transmission, du traitement et de l'enregistrement.

Nous traitons des données personnelles (données qui identifient directement ou indirectement des personnes physiques) que nous recevons de vous ou de tiers impliqués dans le cadre de la relation de mandat ou que nous collectons nous-mêmes.

Vous nous confiez vous-même certaines de ces données personnelles lorsque vous nous contactez par le formulaire de contact de notre site web, par e-mail, par les médias sociaux, par lettre ou par tout autre moyen et que vous demandez nos services. Il s'agit par exemple de votre nom et de vos coordonnées ou de celles des personnes au nom desquelles vous nous contactez. Nous traitons en outre les données personnelles que nous recevons dans notre correspondance avec des tiers (notamment le client, les parties adverses, les autorités et les tribunaux et leurs collaborateurs ou d'autres personnes de contact) dans le cadre de la relation de mandat (p. ex. nom, données de contact, date de naissance, indications sur les rapports de travail, la situation de revenu, la situation familiale, l'état de santé ou la procédure d'asile). En outre, nous collectons nous-mêmes certaines données personnelles, par exemple à partir de registres publics ou de sites web.

Pour atteindre les objectifs décrits dans la présente déclaration de confidentialité, il peut être nécessaire que nous transmettions les données personnelles aux catégories de destinataires suivantes : Prestataires de services externes, clients, parties adverses et leurs représentants légaux ainsi que les autorités et les tribunaux.

Pour les traitements de données nécessaires à l'exécution d'une obligation légale, l'obligation légale en question sert de base juridique.

Nous traitons vos données personnelles dans le cadre et sur la base de votre consentement, dans la mesure où nous ne disposons pas d'une autre base juridique et où nous avons besoin d'une telle base. Un consentement donné peut être révoqué à tout moment, ce qui n'a toutefois aucun effet sur les traitements de données déjà effectués. Pour les autres traitements, nous nous appuyons exceptionnellement sur notre intérêt prépondérant, par exemple pour adapter nos offres et nos services aux besoins de nos visiteurs, donateurs ou clients et pour les améliorer en permanence.

 

4. Finalités du traitement des données et bases légales pour le traitement des données des clients en particulier
Nous utilisons les données personnelles que nous collectons en premier lieu pour fournir nos prestations juridiques, les documenter et les facturer. Cela comprend notamment le conseil juridique et la représentation de nos clients devant les autorités et les tribunaux. Pour atteindre les objectifs décrits dans la présente déclaration de confidentialité, il peut s'avérer nécessaire que nous transmettions les données personnelles aux catégories de destinataires suivantes : Prestataires de services externes, clients, parties adverses et leurs représentants juridiques, partenaires commerciaux avec lesquels nous devons éventuellement coordonner la prestation de services juridiques, ainsi que les autorités et les tribunaux.

 

5. Collecte et traitement des données personnelles des donateurs et autres utilisateurs

Nous ne traitons les données personnelles des visiteurs de notre site web que dans la mesure où cela est approprié et nécessaire à la mise à disposition d'un site web fonctionnel ainsi que de nos contenus et prestations. Le traitement de vos données s'effectue en principe après votre consentement explicite, par votre prise de contact ou l'utilisation de nos services.

Nous traitons vos données personnelles dans le cadre et sur la base de votre consentement, dans la mesure où nous ne disposons pas d'une autre base juridique et où nous avons besoin d'une telle base. Un consentement donné peut être révoqué à tout moment, ce qui n'a toutefois aucun effet sur les traitements de données déjà effectués.

Pour les traitements de données nécessaires au respect d'une obligation légale, l'obligation légale en question sert de base juridique.

Pour les autres traitements, nous nous appuyons exceptionnellement sur notre intérêt prépondérant, par exemple pour adapter nos offres et nos services aux besoins de nos visiteurs et de nos donateurs et pour les améliorer en permanence.

 

6. Finalités du traitement des données et bases légales pour le traitement des données des donateurs et autres utilisateurs

Outre la collecte et le traitement de données personnelles pour conseiller et représenter nos clients (voir point 4 ci-dessus), nous traitons également les données personnelles vous concernant et concernant d'autres personnes, dans la mesure où cela est autorisé et nous semble approprié, pour les finalités suivantes, pour lesquelles nous (et parfois aussi des tiers) avons un intérêt légitime correspondant à la finalité :

 

• Offre et développement de nos offres, services, sites web et autres plates-formes sur lesquelles nous sommes présents

• Communication avec des tiers et traitement de leurs demandes (p. ex. candidatures, demandes des médias) ;

• Réalisation d'événements, dans la mesure où vous ne vous êtes pas opposé à l'utilisation de vos données (si nous vous envoyons de la publicité en tant que client existant de notre part, vous pouvez vous y opposer à tout moment, nous vous inscrirons alors sur une liste de blocage contre d'autres envois publicitaires) ;

• Faire valoir des droits juridiques et se défendre dans le cadre de litiges juridiques et de procédures administratives ;

• Prévention et élucidation de délits et autres comportements fautifs (par ex. réalisation d'enquêtes internes, analyses de données pour lutter contre la fraude) ;

• Garantir notre fonctionnement, en particulier l'informatique, nos sites web, nos applications et autres plateformes ;

 

7. Site web

En ce qui concerne l'utilisation du site web, il convient de préciser que le site web d'AsyLex est exploité par WIX. Les données d'utilisation et d'analyse de notre site web www.AsyLex.ch ne sont disponibles que sous forme anonymisée par le biais de notre fournisseur de site web WIX. Vous trouverez des informations sur la manière dont WIX traite les données des visiteuses et visiteurs de son site web dans la déclaration de confidentialité de WIX ici. WIX déclare au point 6 de sa politique de confidentialité que WIX collecte, stocke et traite certaines données personnelles des visiteurs du site web exclusivement en leur nom et sur leurs instructions. Par exemple, chaque visiteur peut importer des contacts e-mail à partir de services tiers tels que Gmail ou collecter et gérer d'une autre manière des contacts via son site web visiteur. Ces contacts sont ensuite stockés par WIX au nom des utilisateurs.

 

8. Cookies

Pour que notre site web fonctionne correctement, certains cookies sont utilisés. Un cookie est un petit fichier ou un enregistrement que le site web peut envoyer à votre navigateur, qui le stocke ensuite sur le disque dur de votre ordinateur. Les cookies ne nous transmettent aucune information sur votre utilisation du site web, sauf sous forme anonyme. Vous trouverez ici des informations détaillées sur les types de cookies utilisés par notre fournisseur de site web WIX et sur les fins auxquelles WIX les utilise.

 

9. Réseaux sociaux

Les services de réseaux sociaux que nous utilisons (Facebook, Instagram, LinkedIn et Twitter) sont reliés à notre site web, de sorte que vous pouvez accéder à nos canaux de médias sociaux via notre site web si vous êtes intéressé. Les boutons correspondants n'entraînent un échange de données avec la plate-forme de médias sociaux concernée que si l'on clique dessus et si l'utilisateur est connecté à la plate-forme au moment où il clique.

 

Nous utilisons nos canaux de réseaux sociaux, et en particulier notre page Facebook, pour permettre à des clients potentiels de nous contacter facilement. Pour ce faire, des données personnelles sont nécessairement transmises aux services de médias sociaux respectifs, que nous essayons de minimiser en renvoyant à d'autres canaux (notamment l'e-mail). En outre, nous attirons régulièrement l'attention des clients (potentiels) sur le partage possible de leurs données avec les services utilisés, notamment avant la transmission de données sensibles via les canaux de médias sociaux.

 

10. Newsletter

Sur notre site web ou par d'autres canaux, vous pouvez vous abonner gratuitement à une newsletter. Avec notre newsletter, nous vous informons à intervalles réguliers des développements importants et de nos positions dans le domaine de l'asile, des publications, de nos services et d'autres nouveautés.

 

Lors de l'inscription à la newsletter, les données (notamment l'adresse e-mail) figurant dans le masque de saisie nous sont transmises. Nous utilisons Mailchimp pour l'envoi de notre newsletter. Parmi les données enregistrées lors de l'inscription, la civilité, le nom, le prénom ainsi que l'adresse e-mail sont éventuellement transmis à Mailchimp. Vous trouverez ici de plus amples informations sur la protection des données de Mailchimp.

 

Les données saisies sont utilisées exclusivement pour l'envoi de notre newsletter.

 

L'abonnement à la newsletter peut être résilié à tout moment par l'utilisateur concerné. A cet effet, un lien correspondant se trouve dans chaque newsletter.

 

11. Dons et mandats

La transmission de données de donateurs/donatrices ou de clients/clientes potentiels (en particulier par e-mail ou Facebook) a lieu dans le but de traiter le don ou le conseil juridique et le mandat, dans la mesure où cela est judicieux et nécessaire. AsyLex exclut dans la mesure du possible tout risque, en particulier en ce qui concerne la sécurité des données et le cyber-risque lors de l'utilisation d'Internet, qui est en principe à la charge de l'utilisateur, du donateur ou du client.

 

Nous traitons les données relatives au traitement des cas ou au mandat de nos clients à l'aide de systèmes de traitement dédiés, en particulier Eqipe et Zenobis, dans le sens d'un traitement efficace des cas et d'une vue d'ensemble. Lors de la transmission, du traitement et de l'enregistrement, nous veillons à une confidentialité et à une sécurité appropriées et conformes à l'état de la technique. Les données sont traitées conformément au droit suisse de la protection des données et stockées dans des centres de calcul en Suisse. Vous trouverez de plus amples informations sur la protection des données d'Eqipe ici et de Zenobis ici.

 

Si les donateurs ou les clients utilisent les services d'AsyLex par le biais d'un ordinateur ou d'un prestataire de services situé en dehors de la Suisse (p. ex. Facebook), les donateurs ou les clients donnent expressément leur accord pour que les données soient (obligatoirement) transmises en dehors de la Suisse.
 

12. Bryter

Sur notre site web ou par le biais d'un autre lien, il se peut que vous soyez informé de manière inattendue de la nécessité de saisir vos données dans un module Bryter afin d'utiliser efficacement certains processus de traitement automatisé des informations. Si cela est techniquement possible et non pertinent pour le processus, aucune donnée personnelle n'est enregistrée. Il peut toutefois s'avérer nécessaire d'enregistrer certaines données, en particulier pour la reprise d'un module Bryter déjà entamé. Vous trouverez ici de plus amples informations sur la protection des données de Bryter.

 

13. YouTube

Notre site web intègre des vidéos de YouTube. Dès que vous lancez une vidéo YouTube sur notre site web, une connexion est établie avec les serveurs de YouTube. YouTube ou Google communique les pages de notre site que vous avez visitées. Si vous êtes connecté à votre compte YouTube ou Google, vous permettez à YouTube ou Google d'associer votre comportement de navigation à votre profil personnel. Cela se fait en dehors de notre responsabilité.

 

YouTube ou Google peut enregistrer différents cookies sur votre terminal après le lancement d'une vidéo. Grâce à ces cookies, YouTube ou Google peut obtenir des informations sur les visiteurs de ce site web. Les cookies restent sur votre terminal jusqu'à ce que vous les supprimiez. Le cas échéant, d'autres processus de traitement des données peuvent être déclenchés après le lancement d'une vidéo YouTube, sur lesquels nous n'avons aucune influence. Vous trouverez ici de plus amples informations sur la protection des données de YouTube.

 

14. Transfert de données et transmission de données à l'étranger

Dans le cadre des services fournis par AsyLex, les données personnelles des visiteurs peuvent être transmises à des tiers à l'étranger, conformément à la nature des services (voir notamment les chiffres 4 à 10 ci-dessus). En utilisant les services d'AsyLex, les visiteurs donnent leur consentement à la collecte, à la transmission, au stockage et au transfert de données à des tiers dans la mesure où cela est nécessaire et requis. En outre, AsyLex est autorisée à anonymiser les données des donateurs ou des clients et à les utiliser, les publier et les transmettre à des fins scientifiques et statistiques, si cette déclaration a été acceptée.

 

Si un bénéficiaire se trouve dans un pays ne disposant pas d'une protection légale adéquate des données, nous l'obligeons par contrat à respecter la protection des données applicable, dans la mesure où il n'est pas déjà soumis à un ensemble de règles reconnues par la loi pour garantir la protection des données et où nous ne pouvons pas nous appuyer sur une disposition d'exception. Une exception peut notamment s'appliquer en cas de procédure juridique à l'étranger, mais aussi dans des cas d'intérêts publics prépondérants ou si l'exécution d'un contrat exige une telle communication, si vous avez donné votre consentement ou s'il s'agit de données que vous avez rendues généralement accessibles et dont vous n'avez pas refusé le traitement.

 

15. Durée de conservation des données personnelles

Nous n'utilisons et ne conservons vos données que tant que cela est nécessaire à l'exécution de nos obligations contractuelles et légales ou, sinon, aux fins poursuivies par le traitement, c'est-à-dire, par exemple, pour la durée de l'ensemble de la relation commerciale (de la conclusion, de l’exécution jusqu'à la fin d'un contrat) ainsi que, au-delà, conformément aux obligations légales de conservation et de documentation. Dans ce contexte, il est possible que les données personnelles soient conservées pendant la période au cours de laquelle des droits peuvent être exercés à l'encontre de notre association et dans la mesure où nous y sommes contraints par ailleurs par la loi ou si des intérêts commerciaux légitimes l'exigent (par exemple à des fins de preuve et de documentation). Dès que vos données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins susmentionnées, elles sont en principe et dans la mesure du possible supprimées ou rendues anonymes.

 

16. Sécurité des données

Nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive, telles que l'édiction de directives, la formation interne, la sécurité des mots de passe, les restrictions d'accès.  

 

17. Vos droits

Vous trouverez ci-dessous une liste de vos droits en rapport avec les données que nous traitons.

 

1) Droit d'accès et de rectification

Dans le cadre légal, vous avez le droit d'obtenir de notre part, à tout moment et gratuitement, des informations sur le fait que nous traitons des données vous concernant et sur la nature de ces données. En outre, vous pouvez nous demander de rectifier ou de compléter les données inexactes vous concernant dans nos systèmes.

 

2) Droit à l'effacement et à la limitation

Vous avez le droit de nous demander d'effacer vos données ou de limiter le traitement de vos données personnelles.

 

Veuillez noter que même après votre demande d'effacement, nous devons éventuellement conserver vos données personnelles en raison d'obligations de conservation légales ou contractuelles et que, dans ce cas, nous ne pouvons que restreindre ou bloquer vos données dans la mesure nécessaire.

 

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données si vous contestez l'exactitude de ces données, si le traitement est illégal, si les données ne sont plus nécessaires ou si vous vous y opposez.

 

Si le traitement des données est limité, celles-ci ne peuvent être que stockées. Un traitement plus poussé ne peut être effectué qu'avec votre consentement, pour faire valoir, exercer ou défendre des droits juridiques, pour protéger les droits d'une autre personne ou pour des raisons d'intérêt public important.

 

3) Droit à l'édition et à la transmission des données

Vous avez le droit de recevoir les données vous concernant, fondées sur le consentement, sur un contrat ou sur un traitement effectué à l'aide de procédés automatisés, sous une forme structurée, couramment utilisée et lisible par machine, et de transmettre ces données à un tiers.

 

Lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez demander la transmission directe à un tiers. Les droits et libertés d'autres personnes ne doivent pas en être affectés.

 

4) Révocation du consentement

Vous pouvez en principe révoquer vos consentements au traitement des données à tout moment et avec effet à partir de ce moment. En cas de révocation, nous ne pouvons plus mettre à votre disposition une utilisation personnalisée de nos services.

 

5) Droit de recours

Le cas échéant, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance compétente concernant le traitement des données.

 

18. Contact

Pour toute question ou suggestion concernant la présente déclaration de protection des données, nos mesures de protection de vos données ou pour des informations concernant vos droits selon le chiffre 14 ou pour les faire valoir, vous pouvez nous contacter, comme déjà mentionné, à l'adresse suivante ou par e-mail :

• Adresse : AsyLex, Gotthardstrasse 52, 8002 Zurich.

• E-mail : info@asylex.ch

 

19. Adaptations et langue

Nous nous réservons expressément le droit de modifier à tout moment la présente déclaration de confidentialité. Si de telles adaptations sont effectuées, nous les publierons sur notre site web. Il est de votre responsabilité de vous informer sur la version actuellement en vigueur de la déclaration de confidentialité sur notre site web.

La version allemande de la présente déclaration de confidentialité publiée sur le site www.asylex.ch fait foi. Les traductions ne servent qu'à des fins de compréhension.