Datenschutzerklärung AsyLex

Gültig ab 1. September 2023 (bis Widerruf)

1. Allgemeines

Die Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie der gemeinnützige Verein AsyLex («wir») Ihre Personendaten («Ihre Daten») erheben und sonst bearbeiten, sowie welche Vorsichtsmassnahmen wir treffen, damit wir die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten können. Das ist keine abschliessende Beschreibung; allenfalls regeln andere Datenschutzerklärungen oder allgemeine Geschäftsbedingungen, Teilnahmebedingungen und ähnliche Dokumente spezifische Sachverhalte. Unter Personendaten werden alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Dazu gehören Kontaktdaten wie Name, Telefonnummer, Anschrift oder E-Mail-Adresse sowie weitere Informationen, die sie uns beispielsweise bei der Kontaktaufnahme oder der Übermittlung Ihrer Unterlagen zur Fallbearbeitung bzw. Mandatierung oder Nutzung anderer Dienstleistungen von AsyLex mitteilen.

Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Daten von Familienmitglieder, Freund:innen, Arbeitskolleg:innen etc.) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn diese Personendaten korrekt sind.

Diese Datenschutzerklärung ist auf die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes («DSG») und des revidierten Schweizer Datenschutzgesetzes («revDSG») ausgelegt. Ob und inwieweit diese Gesetze anwendbar sind, hängt jedoch vom Einzelfall ab.

2. Verantwortlich für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir hier betreiben, ist:

Adresse: AsyLex, Gotthardstrasse 52, 8002 Zürich
E-Mail: info@asylex.ch

Für Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter der oben genannten Postadresse, mit dem Zusatz «Datenschutz» oder unter der genannten E-Mail-Adresse mit Betreff «Datenschutz».

3. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten unserer Klient:innen im Besonderen

Wir bearbeiten Personendaten (Daten, die natürliche Personen direkt oder indirekt identifizieren), welche wir im Rahmen der Mandatsbeziehung von Ihnen oder beteiligten Dritten erhalten oder die wir selbst erheben.

Einige der Personendaten überlassen Sie uns selbst, wenn Sie uns über das Kontaktformular unserer Webseite, E-Mail, soziale Medien, brieflich oder auf anderem Weg kontaktieren und unsere Dienstleistungen anfragen. Dazu gehören z.B. Name und Kontaktdaten von Ihnen oder Personen, in deren Namen Sie uns kontaktieren. Wir bearbeiten zudem Personendaten, die wir in unserer Korrespondenz mit Dritten (namentlich Klientschaft, Gegenparteien, Behörden und Gerichten und deren Mitarbeitenden oder weiteren Kontaktpersonen) im Rahmen des Mandatsverhältnisses erhalten (z.B. Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Angaben zum Arbeitsverhältnis, zur Einkommenssituation, Familienverhältnissen, Gesundheitszustand oder zum Asylverfahren). Zudem erheben wir einige Personendaten selbst, z.B. aus öffentlichen Registern oder auf Webseiten.

Zur Erreichung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke kann es notwendig sein, dass wir die Personendaten an folgende Kategorien von Empfänger:innen weitergeben: Externe Dienstleister:innen, Klientschaft, Gegenparteien und ihre Rechtsverteter:innen sowie Behörden und Gerichte.

Bei Datenverarbeitungen, die zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht notwendig sind, dient die betreffende rechtliche Pflicht als Rechtsgrundlage.

Wir bearbeiten Ihre Personendaten im Rahmen und gestützt auf Ihre Einwilligung, soweit wir keine andere Rechtsgrundlage haben und wir eine solche benötigen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, was jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen hat. Für anderweitige Verarbeitungen stützen wir uns ausnahmsweise auf unser überwiegendes Interesse, beispielsweise unsere Angebote und Dienstleistungen den Bedürfnissen unserer Besucher:innen, Spender:innen oder Klient:innen anzupassen und fortwährend zu verbessern.

4. Zwecke der Datenbearbeitung und Rechtsgrundlagen für die Bearbeitung von Klient:innendaten im Besonderen

Wir verwenden die von uns erhobenen Personendaten in erster Linie, um unsere Rechtsdienstleistungen zu erbringen, zu dokumentieren und abzurechnen. Dazu gehört insbesondere die Rechtsberatung und die Vertretung unserer Klient:innen vor Behörden und Gerichten. Zur Erreichung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke kann es notwendig sein, dass wir die Personendaten an folgende Kategorien von Empfänger:innen weitergeben: Externe Dienstleister:innen, Klientschaft, Gegenparteien und ihre Rechtsvertreter:innen, Geschäftspartner:innen, mit denen wir die Rechtsdienstleistungserbringung allenfalls koordinieren müssen, sowie Behörden und Gerichte.

5. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten von Spender:innen und weiteren Nutzer:innen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten der Besucher:innen unserer Webseite grundsätzlich nur soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Webseite sowie unserer Inhalte und Leistungen angemessen und erforderlich ist. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt grundsätzlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, durch Ihre Kontaktaufnahme oder die Nutzung unserer Dienste.

Bei Datenverarbeitungen, die zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht notwendig sind, dient die betreffende rechtliche Pflicht als Rechtsgrundlage.

Für anderweitige Verarbeitungen stützen wir uns ausnahmsweise auf unser überwiegendes Interesse, beispielsweise unsere Angebote und Dienstleistungen den Bedürfnissen unserer Besucher:innen und Spender:innen anzupassen und fortwährend zu verbessern.

6. Zwecke der Datenbearbeitung und Rechtsgrundlagen für die Bearbeitung der Daten von Spender:innen und weiteren Nutzer:innen

Neben der Erhebung und Bearbeitung von Personendaten zur Beratung und Vertretung unserer Klient:innen (oben 4.) bearbeiten wir Personendaten von Ihnen und weiteren Personen, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, auch für folgende Zwecke, an denen wir (und zuweilen auch Dritte) ein dem Zweck entsprechendes berechtigtes Interesse haben:

Angebot und Weiterentwicklung unserer Angebote, Dienstleistungen und Websites und weiteren Plattformen, auf welchen wir präsent sind;
Kommunikation mit Dritten und Bearbeitung derer Anfragen (z.B. Bewerbungen, Medienanfragen);
Durchführung von Anlässen, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben (wenn wir Ihnen als bestehender Kunde von uns Werbung zukommen lassen, können Sie dem jederzeit widersprechen, wir setzen Sie dann auf eine Sperrliste gegen weitere Werbesendungen);
Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung in Zusammenhang mit rechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren;
Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und sonstigem Fehlverhalten (z.B. Durchführung interner Untersuchungen, Datenanalysen zur Betrugsbekämpfung);
Gewährleistungen unseres Betriebs, insbesondere der IT, unserer Websites, Apps und weiteren Plattformen;

7. Webseite

Betreffend die Benutzung der Webseite ist auszuführen, dass die AsyLex Website durch WIX betrieben wird. Nutzungs- und Analysedaten unserer Webseite www.AsyLex.ch stehen uns lediglich in anonymisierter Form über unseren Webseite-Anbieter WIX zur Verfügung. Informationen darüber, wie WIX mit den Daten der Webseite-Besucherinnen und Besucher umgeht, finden Sie in der Datenschutzerklärung von WIX hier. WIX erklärt in Punkt 6 seiner Datenschutzrichtlinie, dass WIX bestimmte Personendaten von Besucher:innen der Webseite ausschließlich im Namen und auf deren Anweisung erfasst, speichert und verarbeitet. Zum Beispiel kann jede:r Besucher:in die E-Mail-Kontakte aus Drittanbieterdiensten wie Gmail importieren oder auf andere Weise Kontakte über seine Besucher-Webseite sammeln und verwalten. Diese Kontakte werden dann im Namen der Nutzer:innen bei WIX gespeichert.

8. Cookies

Damit unsere Webseite ordnungsgemäss funktioniert, werden gewisse Cookies verwendet. Ein Cookie ist eine kleine Datei oder Aufzeichnung, die die Webseite an Ihren Browser senden kann, der sie dann auf der Festplatte Ihres Computers speichert. Die Cookies übermitteln uns keine Informationen über Ihre Nutzung der Webseite, es sei denn in anonymisierter Form. Ausführliche Informationen darüber, welche Arten von Cookies unser Webseite-Anbieter WIX verwendet und für welche Zwecke WIX sie verwendet, finden Sie hier.

9. Social Media

Die von uns verwendeten Social-Media-Dienste (Facebook, Instagram, LinkedIn und Twitter) sind auf unserer Webseite verlinkt, so dass Sie bei Interesse über unsere Webseite auf unsere Social-Media-Kanäle zugreifen können. Die entsprechenden Knöpfe haben erst einen Datenaustausch mit der jeweiligen Social Media Plattform zur Folge, wenn sie angeklickt werden und die Nutzerin oder der Nutzer zum Zeitpunkt des Anklickens auf der Plattform angemeldet ist.

Wir verwenden unsere Social-Media-Kanäle und insbesondere unsere Facebook-Seite um es potenziellen Klient:innen zu ermöglichen, mit uns auf einfache Weise Kontakt aufzunehmen. Dafür werden gezwungenermassen Personendaten an die jeweiligen Social-Media-Dienste übermittelt, welche wir zu minimieren versuchen, indem wir auf andere Kanäle (u.a. E-Mail) verweisen. Ausserdem weisen wir (potenzielle) Klient:innen regelmäßig auf die mögliche Teilung ihrer Daten mit den verwendeten Diensten hin, insbesondere vor der Übermittlung sensibler Daten über Social-Media-Kanäle.

10. Newsletter

Auf unserer Webseite oder über andere Kanäle können Sie einen kostenlosen Newsletter abonnieren. Mit unserem Newsletter informieren wir in regelmässigen Abständen zu wichtigen Entwicklungen und unseren Positionen im Asylbereich, zu Veröffentlichungen, unseren Dienstleistungen und anderen Neuigkeiten.

Bei der Anmeldung zum Newsletter werden die Daten (insbesondere die E-Mail-Adresse) aus der Eingabemaske an uns übermittelt. Wir verwenden zum Versand unseres Newsletters Mailchimp. Von den bei der Registrierung gespeicherten Daten werden allenfalls die Anrede, der Name, Vorname sowie die E-Mail-Adresse an Mailchimp übermittelt. Weitere Informationen zum Datenschutz von Mailchimp finden Sie hier.

Die erfassten Daten werden ausschliesslich für den Versand unseres Newsletters verwendet.

Das Abonnement des Newsletters kann jederzeit durch die betroffene Nutzerin oder den betroffenen Nutzer gekündigt werden. Zu diesem Zweck findet sich in jedem Newsletter ein entsprechender Link.

11. Spenden und Mandate

Die Übermittlung von Daten von potenziellen Spender:innen oder Klient:innen (insbesondere per E-Mail oder Facebook) erfolgt zum Zweck der Bearbeitung der Spende oder der Rechtsberatung und Mandatierung soweit dies sinnvoll und erforderlich ist. Jegliches Risiko, insbesondere in Bezug auf Datensicherheit und Cyberrisiko bei der Nutzung des Internets schliesst AsyLex soweit möglich aus und liegt grundsätzlich bei Nutzer:innen, , Spender:innen oder Klient:innen.

Wir bearbeiten die Daten zur Fallbearbeitung bzw. Mandatierung unserer Klient:innen mit Hilfe von zweckbestimmten Verarbeitungssystemen, insbesondere Eqipe und Zenobis, im Sinne einer effizienten Fallbearbeitung und Übersicht. Wir achten sowohl bei der Übermittlung, Bearbeitung und Speicherung auf nach dem Stand der Technik angemessene und geeignete Geheimhaltung und Sicherheit. Die Daten werden nach Schweizer Datenschutzrecht bearbeitet und auf Rechenzentren in der Schweiz gespeichert. Weitere Informationen zum Datenschutz von Eqipe finden Sie hier und von Zenobis hier.

Falls Spender:innen oder Klient:innen die Dienstleistungen von AsyLex über einen ausserhalb der Schweiz befindlichen Computer oder Dienstleister (z.B. Facebook) nutzen, erklären Spender:innen oder Klient:innen damit ausdrücklich ihr Einverständnis, dass Daten (gezwungenermassen) auch ausserhalb der Schweiz übermittelt werden.

12. Bryter

Auf unserer Webseite oder via anderweitige Verlinkung werden Sie unter Umständen unerwartet darauf hingewiesen, Ihre Daten in ein Bryter-Modul einzugeben, um gewisse Prozesse zur automatisierten Bearbeitung, Auskunft effizient zu nutzen. Falls technisch möglich und für den Prozess nicht relevant, werden dabei keine Personendaten gespeichert. Insbesondere für den Wiedereinstieg in ein begonnenes Bryter-Modul kann es jedoch womöglich notwendig sein, gewisse Daten zu speichern. Weitere Informationen zum Datenschutz von Bryter finden Sie hier.

13. You Tube

Unsere Webseite bindet Videos von YouTube ein. Sobald Sie ein YouTube-Video auf unserer Webseite starten, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt. YouTube bzw. Google teilt mit, welche unserer Seiten Sie besucht haben. Wenn Sie in Ihrem YouTube- bzw. Google-Konto eingeloggt sind, ermöglichen Sie YouTube bzw. Google, Ihr Surfverhalten Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies geschieht ausserhalb unserer Verantwortung.

YouTube bzw. Google kann nach Starten eines Videos verschiedene Cookies auf Ihrem Endgerät speichern. Mit Hilfe dieser Cookies kann YouTube bzw. Google Informationen über Besucher:innen dieser Webseite erhalten. Die Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Gegebenenfalls können nach dem Start eines YouTube-Videos weitere Datenverarbeitungsvorgänge ausgelöst werden, auf die wir keinen Einfluss haben. Weitere Informationen zum Datenschutz von YouTube finden Sie hier.

14. Datenweitergabe und Datenübermittlung ins Ausland

Im Rahmen der von AsyLex erbrachten Dienstleistungen werden gemäss der Natur der Dienstleistungen personenbezogene Daten von Besucher:innen unter Umständen an Dritte im Ausland übermittelt (siehe insbesondere die vorhergehenden Ziffern 4 bis 10). Durch die Inanspruchnahme der Dienstleistungen von AsyLex erteilen die Besucher:innen ihr Einverständnis zur Erfassung, Übermittlung, Speicherung und Weitergabe der Daten an Dritte im Rahmen der Notwendigkeit und Erforderlichkeit. Überdies ist AsyLex befugt, die Daten der Spender:innen oder der Klient:innen zu anonymisieren und anschliessend für wissenschaftliche und statistische Zwecke zu verwenden, veröffentlichen und weiterzugeben, falls dieser Erklärung zugestimmt wurde.

Befindet sich ein:e Empfänger:in in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, verpflichten wir den/die Empfänger:in vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes, soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Eine Ausnahme kann namentlich bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen oder wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert, wenn Sie eingewilligt haben oder wenn es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben.

15. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

Wir verwenden und behalten Ihre Daten nur so lange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. also zum Beispiel für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unseren Verein geltend gemacht werden können und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert.

16. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch wie etwa der Erlass von Weisungen, interne Schulungen, Passwortsicherheit, Zugangsbeschränkungen.

17. Ihre Rechte

Nachfolgend finden Sie eine Auflistung Ihrer Rechte in Zusammenhang mit den von uns verarbeiteten Daten.

1) Recht auf Auskunft und Berichtigung

Sie haben im gesetzlichen Rahmen das Recht, von uns jederzeit unentgeltlich Auskunft darüber zu erhalten, ob und welche Daten wir von Ihnen verarbeiten. Zudem können Sie von uns verlangen, dass wir unrichtige Daten über Sie in unseren Systemen berichtigen oder vervollständigen.

2) Recht auf Löschung und Einschränkung

Sie haben das Recht, von uns die Löschung Ihrer Daten oder die Einschränkung der Bearbeitung Ihrer Personendaten zu verlangen.

Bitte beachten Sie, dass wir auch nach Ihrer Aufforderung zur Löschung Ihre Personendaten allenfalls aufgrund gesetzlicher oder vertraglicher Aufbewahrungspflichten behalten müssen und in diesem Fall Ihre Daten soweit erforderlich nur einschränken bzw. sperren können.

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, wenn Sie die Richtigkeit dieser Daten bestreiten, die Verarbeitung unrechtmässig ist, die Daten nicht länger benötigt werden oder wenn Sie Widerspruch erheben.

Wird die Verarbeitung der Daten eingeschränkt, dürfen diese nur noch gespeichert werden. Eine weitergehende Verarbeitung darf nur mit Ihrer Einwilligung, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, zum Schutz der Rechte einer anderen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses erfolgen.

3) Recht auf Datenherausgabe und -übertragung

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten, die auf einer Einwilligung, auf einem Vertrag oder auf der Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren basieren in einer strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Form zu erhalten und diese Daten an einen Dritten zu übermitteln.

Soweit dies technisch machbar ist, können Sie die direkte Übermittlung an einen Dritten verlangen. Die Rechte und Freiheiten anderer Personen dürfen dadurch nicht betroffen sein.

4) Widerruf der Einwilligung

Sie können Ihre Einwilligungen zu Datenbearbeitungen grundsätzlich jederzeit und mit Auswirkung ab diesem Zeitpunkt widerrufen. Im Fall eines Widerrufs können wir Ihnen eine personalisierte Nutzung von unseren Dienstleistungen nicht mehr zur Verfügung stellen.

5) Recht auf Beschwerde

Sofern anwendbar, haben Sie das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde bezüglich Datenbearbeitungen zu erheben.

18. Kontakt

Bei Fragen oder Anregungen zu dieser Datenschutzerklärung, unseren Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten oder für Informationen bezüglich Ihrer Rechte gemäss Ziffer 14 oder für deren Geltendmachung, können Sie uns wie bereits erwähnt unter nachfolgender Adresse oder per E-Mail kontaktieren:

Adresse: AsyLex, Gotthardstrasse 52, 8002 Zürich
E-Mail: info@asylex.ch

19. Anpassungen und Sprache

Wir behalten uns ausdrücklich das Recht vor, die vorliegende Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Werden derartige Anpassungen vorgenommen, veröffentlichen wir diese auf unserer Webseite. Es liegt in Ihrer Verantwortung, sich über die aktuell geltende Version der Datenschutzerklärung auf unserer Webseite zu informieren.

Die deutsche Version dieser Datenschutzerklärung auf der Website www.asylex.ch ist verbindlich. Die Übersetzungen dienen lediglich dem Verständnis.